OBAVIJEST O OBRADI OSOBNIH PODATAKA DOBAVLJAČA I POSLOVNIH PARTNERA THEMELIJE

Ova Obavijest o obradi osobnih podataka dobavljača i poslovnih partnera („Obavijest“) primjenjuje se na obradu osobnih podataka dobavljača i poslovnih partnera fizičkih osoba i obrta, te predstavnika dobavljača i poslovnih partnera pravnih osoba, koju provodi THEMELIA, Palmotićeva 26, Zagreb, OIB: 92274371073 („Themelia“).

Themelia je voditelj obrade osobnih podataka ispitanika dobavljača i poslovnih partnera, ako su oni fizičke osobe, odnosno njihovih radnika ili drugih predstavnika, ako su dobavljači i poslovni partneri pravne osobe. Obavijest se ne primjenjuje na podatke o pravnim osobama niti na podatke u vezi s poslovanjem pravnih osoba.

U ovoj Obavijesti opisujemo tko smo mi, koje kategorije vaših osobnih podataka obrađujemo, kako i u koje svrhe ih obrađujemo, na koji način štitimo vaše osobne podatke te koja prava imate u vezi s našom obradom vaših osobnih podataka.

KOJE KATEGORIJE OSOBNIH PODATAKA DOBAVLJAČA I POSLOVNIH PARTNERA THEMELIA PRIKUPLJA I OBRAĐUJE?

Themelia prikuplja i obrađuje sljedeće kategorije osobnih podataka svojih dobavljača i poslovnih partnera odnosno njihovih predstavnika:

U KOJE SVRHE THEMELIA OBRAĐUJE OSOBNE PODATKE DOBAVLJAČA I POSLOVNIH PARTNERA ODNOSNO NJIHOVIH PREDSTAVNIKA?

Themelia obrađuje osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera ako oni surađuju s Themelijom ili ako na drugi način komuniciraju i ostvaruju poslovnu suradnju s Themelijom.

Themelia obrađuje osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera u sljedeće svrhe:

a. radi sklapanja i izvršenja ugovora

Themelia obrađuje osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera ako oni surađuju s Themelijom. U tom slučaju Themelia koristi osobne podatke radi isporuke roba, pružanja usluga i izvršenja radova od strane dobavljača i poslovnih partnera. Themelia također obrađuje osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera, odnosno njihovih predstavnika u administrativne svrhe, primjerice radi komunikacije, slanja faktura ili plaćanja.

Moguće je da će Themelia koristiti osobne podatke dobavljača, poslovnih partnera i njihovih predstavnika kako bi komunicirala s njima prije sklapanja ugovora i tijekom trajanja ugovornog odnosa te kako bi odgovorila na pitanja i zahtjeve svojih dobavljača i poslovnih partnera.

U tu svrhu Themelia obrađuje identifikacijske i kontakt podatke dobavljača, poslovnih partnera i njihovih predstavnika te podatke o plaćanju.

U navedenom slučaju Themelia obrađuje navedene osobne podatke jer je takva obrada nužna radi sklapanja i izvršavanja ugovora koji Themelia sklopi s dobavljačima i poslovnim partnerima te kako bi Themelia poduzela odgovarajuće radnje na njihov zahtjev prije sklapanja ugovora.

b. radi poštivanja propisa od strane Themelije

U određenim slučajevima Themelia će obrađivati osobne podatke svojih dobavljača i poslovnih partnera radi poštivanja zakona i drugih propisa, odnosno radi poštivanja pravnih obveza Themelije kao voditelja obrade. To se posebice odnosi na obveze vezane uz fakturiranje, poreze i druga davanja.

Slijedom navedenog, Themelia može obrađivati osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera kako bi izvršila odgovarajuće provjere dobavljača i poslovnih partnera i njihove ponude te kako bi donijela odluku o eventualnom prihvatu ponude.

Moguće je da će Themelia na temelju zakona i drugih propisa biti obvezna dostaviti osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera državnim institucijama ili nadzornim tijelima.

U tu svrhu Themelia može obrađivati identifikacijske podatke dobavljača i poslovnih partnera, podatke o plaćanju i druge podatke koje dobavljači i poslovni partneri dostave Themeliji tijekom trajanja ugovornog odnosa.

U navedenom slučaju Themelia obrađuje osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera jer je takva obrada nužna radi poštivanja pravnih obveza Themelije.

KOLIKO DUGO THEMELIA ČUVA OSOBNE PODATKE DOBAVLJAČA I POSLOVNIH PARTNERA?

Osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera, uključujući njihove predstavnike, Themelia čuva u razdoblju koje je potrebno za postizanje gore opisanih svrha.

Themelia čuva navedene osobne podatke u rokovima propisanim zakonom i drugim propisima, a u određenim slučajevima koliko je to razumno i preporučljivo u kontekstu važećeg roka zastare.

Postoji mogućnost da će Themelia biti dužna trajno čuvati neke osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera, kako je to predviđeno internim aktima Themelije i mjerodavnim propisima.

Rokovi čuvanja osobnih podataka te druga pravila čuvanja osobnih podataka određeni su u Politici čuvanja osobnih podataka Themelije.

Themelia će održavati osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera točnima i ažurnima, na temelju podataka koje Themeliji dostavi predmetni dobavljač i poslovni partner.

Po proteku vremena potrebnog ili propisanog za obradu osobnih podatka, Themelia će osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera na siguran način izbrisati ili uništiti.

TKO IMA PRISTUP OSOBNIM PODACIMA DOBAVLJAČA I POSLOVNIH PARTNERA?

Pristup osobnim podacima dobavljača i poslovnih partnera te njihovih predstavnika mogu imati radnici Themelije koji imaju ograničena prava pristupa i obrade podataka u svrhe obavljanja poslova njihovog radnog mjesta, osobito radnici koji obavljaju administrativne poslove, poput prikupljanja ponuda, ugovaranja, plaćanja i sl.

Radnici Themelije koji su ovlašteni na pristup ili drugi način obrade osobnih podataka dobavljača i poslovnih partnera dužni su čuvati povjerljivost osobnih podataka i postupati u skladu s obavijestima o privatnosti, politikama, procedurama i ostalim općim aktima i ugovorom preuzetim obvezama Themelije.

U mjeri u kojoj je to potrebno i dopušteno propisima, kako bi ostvarila svrhe u koje su osobni podaci prikupljeni i/ili obrađeni, Themelia ih može podijeliti s trećim primateljima kao što su:

a. pružatelji usluga, koji nam na temelju posebnih ugovora pružaju određene usluge koje mogu uključivati i obradu osobnih podataka dobavljača i poslovnih partnera Themelije, npr. pružatelji računovodstvenih, pravnih ili informatičkih usluga, itd.

b. tijela javne vlasti ili pravni subjekti u privatnom vlasništvu, kada je Themelia dužna dostaviti osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera na temelju zakonske obveze ili kada je to potrebno da bi Themelia zaštitila svoja prava i interese.

KAKO SU ZAŠTIĆENI OSOBNI PODACI DOBAVLJAČA I POSLOVNIH PARTNERA?

Kako bi zaštitila osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera, Themelia poduzima odgovarajuće mjere zaštite koje su u skladu s primjenjivim propisima o zaštiti privatnosti i podataka.

To uključuje i zahtjev prema pružateljima usluga Themelije da provode odgovarajuće mjere kako bi zaštitili povjerljivost i sigurnost osobnih podataka dobavljača i poslovnih partnera.

U svom poslovanju Themelia je implementirala tehničke, fizičke i organizacijske mjere za zaštitu osobnih podataka dobavljača i poslovnih partnera od slučajnog ili nezakonitog uništenja, slučajnog gubitka, štete, izmjene, neovlaštenog odavanja ili pristupa te od svih ostalih oblika nezakonite i/ili pretjerane obrade.

KOJA SU PRAVA DOBAVLJAČA I POSLOVNIH PARTNERA I KAKO SE MOGU OSTVARITI?

U okviru zaštite osobnih podataka dobavljači i poslovni partneri imaju sljedeća prava:

a. pravo na pristup svojim osobnim podacima, tj. pravo zahtijevati potvrdu obrađuju li se njihovi osobni podaci te ako se takvi podaci obrađuju, pravo zahtijevati pristup i informacije o obradi i kopiju osobnih podataka koji se obrađuju;

b. pravo na ispravak netočnih i nadopunu nepotpunih podataka;

c. pravo na brisanje osobnih podataka, posebice ako takvi podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni, ako su nezakonito obrađeni, ako postoji obveza brisanja radi poštivanja pravnih obveza, ili ako ste danu privolu povukli;

d. pravo na ograničavanje obrade osobnih podataka;

e. pravo uložiti prigovor na obradu osobnih podataka;

f. pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka.

Themelia će poduzeti sve mjere kako bi omogućila da dobavljači i poslovni partneri ostvare gore navedena prava, no u određenim slučajevima ostvarivanje tih prava može biti ograničeno ili isključeno.

KOME SE MOŽETE OBRATITI S UPITIMA O ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA?

Za bilo kakve dodatne informacije, slobodno se možete obratiti Themeliji, putem emaila na adresu:
themelia@themelia.hr.

IZMJENA OBAVIJESTI I PROČIŠĆENA VERZIJA

Ova Obavijest primjenjuje se od 20.07.2018. te se može povremeno mijenjati.

Zadnja verzija ove Obavijesti, koja će uvijek biti mjerodavna za obradu osobnih podataka dobavljača i poslovnih partnera, dostupna je na poveznici oglasna ploča i www.themelia.hr.